Waarom back-up voor Microsoft Office 365 wel belangrijk is
Een verstandige gebruiker maakt een back-up van zijn Microsoft Office 365-postvakken en bestanden in OneDrive en SharePoint.
Microsoft Office 365 heeft de laatste maanden de wereld veroverd, en daarmee is er een hoop data naar de Cloud gebracht.
Op zich is dat geen verrassing, want gezien de grote toegevoegde waarde, het gebruiksgemak, flexibiliteit en de prijs/prestatieverhouding van Microsoft Office 365 hoeven de meesten niet lang na te denken om van het platform gebruik te gaan maken.
Ene nemen dan ook veelal afscheid van hun eigen servers voor Exchange, SharePoint en bestandsopslag.
Wel gaan de meeste organisaties er onterecht vanuit dat hun data word beschermd en dat een vast wel een vorm van back-up en gegevensbescherming deel uitmaakt van het pakket. Maar helaas is dit dus niet het geval. Microsoft hanteert geen duidelijk gedefinieerde back-up strategie voor Microsoft Office 365.
Dit wil overigens niet zeggen dat Microsoft helemaal geen mogelijkheden voor gegevensbescherming biedt. Er zijn een aantal hulpprogramma’s en functies in de Microsoft Office 365-suite die samen een soort basis vormen voor het opslaan van Microsoft Office 365-gegevens. Maar als je organisatie een betrouwbare back-up- en herstelstrategie verlangt, zijn deze tools niet toereikend om aan je behoeften te voldoen.
Microsoft Office is niet verantwoordelijk voor je gegevens
Microsoft is logischerwijs verantwoordelijk voor het beschikbaar houden van de Cloud omgeving, echter ben je zelf verantwoordelijk voor de bescherming van de data die door deze services worden gehost. Denk hierbij aan documenten, foto’s, email, agenda…
Retentiebeleid
De standaard back-up oplossing biedt voor veel organisaties niet de juiste dekking. Microsoft heeft zelf een back-up proces ingeregeld om, in geval van een grote calamiteit, de gehele omgeving als Disaster Recovery terug te zetten. Microsoft geeft aan elke twaalf uur een back-up te maken en een retentieperiode aan te houden van veertien dagen. Een restoreverzoek van je hele omgeving kan dagen duren en is niet gratis.
Microsoft Office biedt geen Point in Time recovery
Microsoft O365 biedt geen oplossing die gebruikers in staat stelt om back-ups te maken. Stel nu dat er iemand per ongeluk op een link heeft geklikt in een email en daardoor de hele O365 omgeving is geïnfecteerd door mallware. Alleen met een recente back-up zou je dan de inhoud kunnen te herstellen naar een veilige eerdere versie. Dat vormt een grote uitdaging voor organisaties. Hoewel Office 365 het mogelijk maakt om afzonderlijke berichten die gedurende langere tijd uit een postvak zijn verwijderd, te herstellen of een per ongeluk verwijderd postvak terug te herstellen naar het moment van verwijdering, is het niet mogelijk om herstel via een back-up naar een bepaald tijdstip aan te bieden. Dat geldt overigens niet alleen voor O365-postvakken en andere e-mail gerelateerde items, maar ook voor bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive en SharePoint.
Een ander scenario waarbij de ingebouwde tools van O365 niet kunnen helpen is opzettelijke verwijdering. Wat gebeurt er als een kwaadwillende toegang heeft gekregen tot je O365-beheerportal en snel een script heeft uitgevoerd waarbij alles wordt verwijderd? Met de diverse tools van Microsoft is herstellen zeer gecompliceerd en tijdrovend. Een back-uptoepassing van derden die gebruik maakt van een gecentraliseerde beheerconsole is dan een uitkomst die de gegevens van je organisatie beschermt en waardevolle hersteltijd bespaart.
Hoewel het ontbreken van point-in-time herstel voor One Drive en SharePoint Online minder problematisch is voor beheerders dan het volledig ontbreken ervan in Exchange Online, kan dit voor veel organisaties toch een probleem zijn. Met OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online kan point-in-time herstel worden uitgevoerd, maar alleen over de laatste 30 dagen. Wie over een langere periode dan 30 dagen tijdsherstel wil kunnen uitvoeren, heeft een back-up oplossing van derden nodig voor Office 365.
Met de Microsoft Office Cloud back-up van 123Automatisering kunnen we back-ups voor alle gebruikers beheren vanuit 1 dashboard
Dit omvat het maken van back-up van alle postvakken, e-mails, bijlagen, agenda’s, contactpersonen en bestanden die zijn opgeslagen in OneDrive en SharePoint voor alle tenants. Dit vereenvoudigt het beheer en de rapportage, terwijl tijd wordt bespaard en kosten worden verlaagd.
Met de oplossing van 123Automatisering is al het beheer geautomatiseerd. Back-ups worden automatisch meerdere keren per dag (Email elke 4 uur, SharePoint en OneDrive elke 6 uur) aangemaakt en opgeslagen in de cloud. De abonnementsprijs is inclusief alle kosten van zowel cloudopslag als de licentie.
De Voordelen:
- Email: 7 jaar retentietijd
- Email back-up frequentie elke 4 uur
- SharePoint + OneDrive: 1 jaar retentietijd
- SharePoint + OneDrive frequentie elke 6 uur
- Nieuwe Sites worden automatisch in de back-up opgenomen
- Meerdere herstelmogelijkheden
- Restore van 1 mailbox
- Restore van 1 email
- Restore van 1 SharePoint Site
- Restore van 1 Sharepoint document
- Restore door 123Automatisering
- Back-up overzicht in 1 dashboard
- 1TB opslag per gebruiker
- Vast bedrag per maand per gebruiker
Het is veilig om te zeggen dat de back-up tools die bij Office 365 worden geleverd geen complete oplossing bieden voor een back-up- en herstelstrategie. Hoewel ze enige waarde hebben, is het verstandiger om voor een uitgebreidere oplossing te kiezen.
Meer informatie omtrent de Microsoft Office Cloud back-up van 123Automatisering
Wil je meer weten over hoe jij de continuïteit van jouw bedrijf kan verbeteren om zo efficiënter, productiever en winstgevender te werken?
Neem dan vrijblijvend contact op met ons of vul het contactenformulier in.